Smartere timeregistrering med SmartDok

Nå gjør vi det enklere for våre kunder å få inn korrekte timeregistreringer

Oppnå en god kultur for timeregistrering med automatisk registrering av tillegg

Entreprenører – og ikke minst lønnsansvarlige – har i mange år revet seg i håret for tillegg og overtid blir registrert feil, eller aldri blir registrert i timelistene.

De ansatte på sin side sliter med en hektisk hverdag og usikkerhet rundt når tilleggene gjelder – og det å melde om tillegg kan lett føre til diskusjon. Nå gjør vi det lettere for alle parter!

Nå kan du legge til regler for når et tillegg eller enhets-tillegg automatisk skal legges til i timeregistreringen. Du kan velge hvilke prosjekter og grupper reglene skal gjelde og du kan også velge hvilke dager i uken det skal gjelde, og i hvilket tidsrom.

Tillegget/enhets-tillegget vil automatisk legges på antall timer/minutter i timeregistreringen som overlapper med når regelen skal gjelde (dersom ikke “antall” er fylt ut)

En bruker kan fremdeles endre antallet i feltet i sin timeregistrering. Reglene fungerer både på web og i app

Å kunne automatisere dokumentasjonen i bygge- og anleggsbransjen har hele tiden vært et mål for oss i SmartDok. Nå gjør vi timeregistreringen smartere.

Hvordan gjør jeg?
Logg inn i SmartDok via PC og velg firmainnstillinger, deretter lønnsart og velg så regler.

Trykk på “+Ny regel” til høyre, ovenfor tabellen. Skriv inn et navn på regelen i tittelfeltet. Status skal være aktiv dersom du vil at denne skal begynne å gjelde fra nå. Velg type, altså om det er et tillegg eller enhets-tillegg, og deretter velger du hvilket tillegg/enhets-tillegg som det skal gjelde for, i nedtrekkslisten

Dersom du fyller ut noe i feltet “Antall” så er det dette antallet som alltid blir fylt i timeregistreringen, og ikke et antall basert på antall timer/minutter i registreringen hvor regelen gjelder.

“Antall” kan brukes i de tilfellene hvor et prosjekt krever at de ansatte kjører gjennom en veibom, og de skal få refundert kostnaden for dette hver dag. Feltet “Antall” vises kun dersom du har valgt “enhets-tillegg” i nedtrekkslisten

Prosjekter: Som standard gjelder regelen for alle prosjekter. Dersom du bare ønsker at det skal gjelde for et utvalg prosjekt så velger du dette i nedtrekkslisten. En regel kan gjelde for ett, flere, eller alle prosjekter

Gruppe: Standard er “Ingen gruppe”, det vil si at regelen ikke tar hensyn til om en ansatt tilhører en gruppe eller ikke. Regelen vil altså gjelde alle brukere. Dersom du vil at regelen bare skal gjelde for én gruppe ansatte, så velger du dette i nedtrekkslisten. En regel kan gjelde for alle ansatte, eller én gruppe

Tid fra: Her skriver du når regelen gjelder fra. Tid til: Her skriver du når regelen gjelder til

Enn regler som går over midnatt?
Dersom du ønsker å ha en regel som går over midnatt, så anbefaler vi at du deler denne opp.

F.eks: Nattarbeid-tillegg skal legges til for arbeid utført mellom 21:00 – 07:00.

Lag en regel som gjelder for tidsrommet 21:00-00:00, og en regel for tidsrommet 00:00-07:00. Dette er spesielt viktig i de tilfellene der regelen ikke skal gjelde alle dager i uken.

Hva skjer med pauser?
Dersom en regel overlapper med pausen som er satt opp i brukerens eller firmaets timeregistreringsforslag, så vil pausen trekkes fra antallet som foreslåes for tillegg/enhets-tillegg.