Hege Indrehus, Norsk Byggebransje og Henrik Bakk Eikås, adm. og økonomileder, HK Sandnes. Foto Norsk Byggebransje
Sist oppdatert: 05-05-2026 Norsk Byggebransje - Annonsørinnhold
Digital ryggrad i en travel anleggshverdag
For mange i bygg og anlegg er digitale systemer fortsatt noe som enten blir brukt bare på kontoret eller møter motstand ute i felt.
Henrik Bakk Eikås hos HK Sandnes peker på at løsningen er enklere enn mange tror. Så lenge man finner et system som er lett å bruke, rask i en hektisk hverdag og tilpasset dokumentasjonskravene i bransjen, blir den brukt.
HK Sandnes har funnet sin optimale løsning i SmartDok og gjennom årene har systemet gått fra å være et timeregistreringsverktøy, til å bli en viktig del av ryggraden i HMS-, kvalitets- og dokumentasjonsarbeidet.
Ryggraden i dokumentasjonsarbeidet
- SmartDok er ikke bare et system for administrasjonen innen bygg og anlegg. Det fungerer også svært godt og er tilpasset den vanlige anleggsarbeideren, ifølge Eikås.
- SmartDok har vi hatt siden 2010 og det startet først med vanlig timeregistrering, hvor vi gikk fra en blokk med tre kopihark til å få timer inn digitalt.
I dag brukes løsningen til langt mer enn bare timer. Eikås trekker fram HMS, kvalitetsmoduler, kompetanseoversikter, utstyrslister, sjekklister, bilder og dokumentasjon som en del av det SmartDok hjelper dem med i hverdagen.
- SmartDok har på en måte blitt ryggraden i den kvalitets- og dokumentasjonsarbeidet vi gjør i det daglige.
Ikke bare et system for ledelsen
En gjenganger i bygg og anlegg er at nye digitale løsninger ofte ser gode ut på papiret, men ikke nødvendigvis blir brukt ute på jobb. Eikås mener at forskjellen ligger i hvor lett det faktisk er å bruke systemet i en travel arbeidshverdag.
- Det skal være lettvint for dem som er ute på jobb. Det er viktig at det er det du gjør inni systemet som tar tid og ikke systemet i seg selv.
- Hvis du må stå og vente på en app som ikke fungerer, eller som laster tregt, så blir det håpløst og løsningen vil naturlig nok ikke blir brukt.
For HK Sandnes har det vært helt avgjørende å finne en digital løsning som faktisk fungerer for rørleggere, baser og prosjektledere som står midt i produksjonen.
- De ansatte ønsker ikke å bruke tid på telefonen, de har fokus på å få gravd opp grøften, langt ned rør og montert kummer.
- I dag må alt dokumenteres og da må vi som bedrift sørge for at de har digitale løsninger som fungerer like godt på kontoret som på grøftekantene.
- Hvis verktøyene ikke er tilpasset den faktiske hverdagen ute i feltet, blir de heller ikke brukt.
Voksen lærlinger Hedda (t.v.), Henrik (adm. og økonomileder) og voksenlærling Anne Thea fra et besøk i vinter. Foto: Norsk Byggebransje.
Fra timeregistrering til dokumentasjon og sporbarhet
For HK Sandnes er timeregistrering fortsatt en viktig løsning i SmartDok, men i dag brukes systemet til langt mer.
Eikås trekker fram både sjekklister og bildedokumentasjon som spesielt viktige funksjoner.
- Det kan gjerne si at du har vasket det røret, montert muffa, eller skrudd til koblingen med det og det momentet, men det skal også dokumenteres løpende i sjekklisten.
Eikås mener det er her gode digitale verktøy virkelig begynner å bety noe. Ikke fordi de gjør faget enklere, men fordi de gjør det mulig å håndtere stadig nye krav.
- Jeg vil si nesten umulig å drive uten gode digitale verktøy, sier Eikås når vi spør om om dokumentasjon, sporbarhet og internkontroll.
- Det går fortsatt an å bruke papir, skrive ut skjemaer og fylle dem ut for hånd, men jobben med å samle, arkivere og hente fram dokumentasjonen etterpå blir svært tung.
- Du får jo en vanvittig jobb etterpå for å prøve å arkivere alt. Ved å jobbe digitalt sparer man mye tid på skriving, det er mer bare å krysse av gode sjekklister og ta noen bilder.
- Det sparer oss for enormt mye tid i det daglige.
Voksenlærling Hedda med kollega og læremester Jan Helge Skuggedal. Foto: Norsk Byggebransje.
Alder er ingen hindring
Et vanlig argument mot digitalisering i håndverksfagene er at eldre ansatte ikke vil eller klarer å bruke systemene. Den forklaringen kjøper ikke Eikås uten videre.
HK Sandnes har ansatte som er godt opp i 60-årene og som bruker SmartDok i det daglige. Ifølge Eikås handler det mindre om alder og mer om innstilling, opplæring, og hvor naturlig systemet er å bruke.
- Det har litt med innstilling å gjøre. I dag holder det ikke å si «nei, dette skjønner jeg ikke, så det gidder jeg ikke å lære meg». I dag må man jobbe digitalt og med rett system, og litt opplæring er ikke alder i seg selv noe hinder.
Samtidig peker Eikås på at endringer alltid tar tid. Nye moduler, nye rutiner og nye arbeidsmåter må innarbeides, særlig i en bedrift med mange ansatte.
Visuelle løsninger kan hjelpe mange
Et annet interessant poeng Eikås trekker fram er brukervennlighet for dem som har lese- og skriveutfordringer. Rapporter viser at så mange som 20% av ansatte i bygg og anlegg har dysleksi og for dem vil utbytte av visuelle og enkle løsninger være betydelig.
- Vi må gjøre det så enkelt som mulig for dem som er ute å gjør jobben, sier han. Sjekklister skal ikke være komplisert greier. Det skal være lett å fylle ut og lett å dokumentere slik at man kan fokuserer på jobben.
Dette er et perspektiv mange i bransjen vil kjenne seg igjen i. Når dokumentasjonssystemer blir for detaljerte, språktunge eller kompliserte, øker også sjansen for at utfyllingen blir halvveis, utsatt eller feil.
Digitalisering skal ikke bare handle om å erstatte papir, men om å gjøre dokumentasjonsarbeidet mer realistisk å gjennomføre i praksis.
HMS og kvalitet samlet på ett sted
Eikås trekker også fram gevinsten de har opplevd ved å få samlet alt på et sted. Tidligere brukte de et eget KS/HMS-system ved siden av SmartDok. Det fungerte, men betydde også enda et system å forholde seg til.
Da SmartDok ble sterkere på sjekklister og kvalitetsarbeid, begynte bedriften å flytte mer av HMS- og kvalitetsarbeidet over i samme løsning.
- Nå har de ansatte bare SmartDok. Det er 99 prosent av det systemet de holder på med og trenger i hverdagen, sier Eikås.
Det er et poeng som er lett å undervurdere. Mange bedrifter i bygg og anlegg sitter fortsatt med mange separate løsninger for timer, avvik, HMS, kvalitet, tegninger og dokumentasjon.
Problemet er ikke nødvendigvis at hvert system er dårlig, men at summen blir tung å leve med.
Når informasjon og oppfølging lett kan samles, blir terskelen for faktisk bruk lavere.
Må fungere hvor jobben faktisk utføres
HK Sandnes’ erfaring er interessant nettopp fordi den går utover ren system-skryt. Det viser at SmartDok kan fungere svært godt for alle ansatte og stillinger i en tradisjonell maskinentreprenør bedrift.
Løsningen oppleves som enkel nok til å brukes ute i felt, hver dag.
I en bransje med strengere krav til dokumentasjon, sporbarhet og HMS holder det ikke lenger at digitale verktøy ser bra ut på kontoret. De må fungere hvor jobben faktisk utføres.
Vil du ha nyheter fra bygg, VVS og AI rett i feeden din? Følg oss på LinkedIn eller Facebook:
HK Sandnes’ erfaring er interessant nettopp fordi den går utover ren systemskryt. De viser at SmartDok kan fungere svært godt også for en rørleggerbedrift, men bare fordi løsningen oppleves som enkel nok til å brukes ute i felt.
I en bransje med strengere krav til dokumentasjon, sporbarhet og HMS holder det ikke lenger at digitale verktøy ser bra ut på kontoret. De må fungere der jobben faktisk skjer.