Tre funksjoner som kutter risiko – og øker lønnsomheten
Under overflaten i SmartDok appen skjuler det seg kraftfulle funksjoner som kan spare deg for enda mer tid, penger og frustrasjon. Foto: SmartDok 
Sist oppdatert: 20-10-2025 Annonsørinnhold

Skjulte perler i SmartDok

Alle kjenner SmartDok for timeregistrering og vareforbruk, men under panseret ligger tre funksjoner som tar virksomheter fra “OK drift” til kontrollert, dokumentert og forutsigbar drift både på byggeplass og kontor.

SmartDok er et velkjent system for datafangst i Norge og mange kommuner benytter seg av det.  Systemet er spesielt nyttig i avdelinger som arbeider med drift, park/idrett, vann og avløp, veier, prosjekter, entreprenørs

1: Tilpassede sjekklister – fra plikt til presisjon

Standard SJA-skjema og vernerunde-lister er fine, men de fanger sjelden det prosjektspesifikke. I HMS/KS-modulen til SmartDok kan du bygge dine egne maler med drag-and-drop: ja/nei-punkter, fritekst, tallfelt og viktigst: krav om foto direkte på hvert punkt.

Effekten av å tilpasse sjekklister: 

  • Kvalitet: Prosjektkritiske punkter blir ikke glemt.
  • Dokumentasjon: Bildene er koblet til sjekkpunktet, gull verdt ved overlevering eller uenighet.
  • Tempo: Fagfolk får presis liste; mindre tvil, færre stopp.

Pro-tips: Lag en “Oppstart nytt prosjekt”-sjekkliste med «Gjennomgang av risikovurdering», «Bekreftede mannskapslister» og «Kvittert verneutstyr». Da starter hvert prosjekt identisk og riktig.

2: Kompetanseoversikt – slutt på magefølelse om lov og rett

Perm på kontoret? Glem det. Kompetanseoversikten i SmartDok knytter kompetansebevis og utløpsdatoer til personer og prosjekter.

Last opp sertifikater (f.eks. lift, varmearbeider), registrer gyldighet og få automatisk varsel i forkant.

Hvordan kompetanseoversikt hjelper i hverdagen: 

  • HMS og juss: Kun kvalifiserte utfører risikofylt arbeid, reduserer hendelser og arbeidsgiveransvar.
  • Styring på byggeplass: Formann ser umiddelbart hvem som kan hva.
  • Administrasjon: Mindre Excel, færre overraskelser.

Pro-tips: Se på forfallslista: Har flere varmearbeider snart utløp? Samkjør felles kurs. Rimeligere, raskere og mer robust kompetansestyring.

3: Maskin- og verktøyoversikt – full kontroll, null nedetid

Lister for maskinparker finnes overalt. Det som mangler, er levende kontroll på serviceintervaller, sakkyndig kontroll og ansvar.

I Maskin-modulen registrerer du alt fra drill til gravemaskin med serienummer, kjøpsdato, neste service/kontroll, samt samsvarserklæringer og manualer.

Gevinst i hverdagn: 

  • Proaktivt vedlikehold: Varsler før service/sertifisering utløper; nedetid forsvinner før den oppstår.
  • Revisjonsklar dokumentasjon: Ved tilsyn kan du vise at utstyr er iht. regelverk umiddelbart.
  • Ansvarsplassering: Tildel utstyr til ansatte, reduserer svinn og øker eierskap.

Pro-tips: Registrer også PVU som krever årlig kontroll, f.eks. fallsikringsseler. Sett den ansatte som “eier”, da får både leder og ansatt varsel. Resultatet er en sikkerhetskultur som vedlikeholder seg selv.

SmartDok ikke bare er “enda et system”

SmartDok er allerede en naturlig del av hverdagen for mange entreprenører gjennom timeregistrering og vareforbruk.

Poenget med disse tre “skjulte perlene” er at de kobler HMS, kvalitet og drift direkte til mennesker, maskiner, og aktiviteter med varsler og bevisføring på plass. 

Det er forskjellen på “vi tror vi har kontroll” og “vi kan dokumentere at vi har kontroll”.

Slik får du ennå mer verdi av SmartDok

  • Start med én tilpasset sjekkliste som faktisk løser et problem på neste prosjekt.
  • Rydd opp i kompetansebevis, legg inn utløp og be teamet laste opp bilder.
  • Fyll maskin- og verktøyoversikten med de mest kritiske enhetene først (de som gir dyrest nedetid).


Når disse tre brikkene er på plass, skjer tre ting: 

  1. Mindre risik
  2. Raskere prosjekter
  3. Sterkere marginer

Det er ikke “nice to have” det er konkurransefortrinn.

Vil du se hvordan dette kan settes opp i din drift? Ta kontakt, så viser vi konkrete oppsett for sjekklister, kompetanseflyet og vedlikeholdsregime i SmartDok.