easyReq gir Alta full kontroll i hverdagen

Driftsavdelingen i Alta kommune har fått bedre oversikt og kontroll etter å ha tatt i bruk innkjøpssystemet easyReq.

Alt fra brøyting til vannforsyning hører inn under ansvaret til driftsavdelingen i Alta kommune. De sørger for at viktig infrastruktur fungerer som den skal, året rundt.

Med mange prosjekter, ulike behov og et høyt tempo, er det avgjørende med gode digitale verktøy som gir oversikt og effektiv arbeidsflyt.

Da easyReq ble tatt i bruk, ble driftsleder Magne raskt overbevist

- Jeg skal si det, det traff meg rett i hjertet.

- Vi har snakket om rekvisisjoner før, men jeg har gruet meg til det. Jeg så for meg mye papirarbeid og styr, men her får vi det jo helt motsatt. Det er enkelt, effektivt og gir oss kontroll, sier Magne.

En kommune i vekst med høye krav til drift

Som den største kommunen i Finnmark har Alta et stort geografisk område å dekke og et tilsvarende stort driftsansvar.

På Øyra holder driftsavdelingen til, med omtrent 30 ansatte som daglig sikrer drift av kommunale anlegg og infrastruktur.

I en slik organisasjon er det mange innkjøp og fakturaer som skal håndteres. Og det er nettopp her easyReq har gjort en stor forskjell.

Det er god stemmning på driftsavdelingen i Alta kommune etter at de tok i bruk innkjøpssystemet fra easyReq. Foto: easyReq

Tydelig ansvar – færre feil

Med easyReq er det de som skal foreta innkjøpene som selv oppretter rekvisisjonene. Deretter godkjennes de av arbeidsleder eller driftsleder – alt etter hvem det gjelder.

- Det fine er at det er de som skal ut og handle som lager rekvisisjonen selv. Så godkjenner arbeidsleder eller jeg.

- Det gjør at vi faktisk kan stoppe unødvendige kjøp før de skjer og vi vet hva vi har, forklarer Magne.

Systemet har også skapt bedre flyt og oversikt i avdelingen:

- Vi håper jo å tjene penger på dette. Eller nei, vi sparer penger – det er jo kommunen, tross alt!

Ronny Møllenes hos Alta kommune er fornøyd med at de har tatt i bruk easyReq. Foto: easyReq

Full kontroll på fakturaene

Tidligere måtte Magne ofte ringe rundt for å finne ut hvilken faktura som gjaldt hvilket prosjekt. Nå er all informasjon samlet på ett sted.

- Jeg er nesten inne for ofte og sjekker, sier han og ler.

- Men det er jo blitt utrolig enkelt. Jeg ser med én gang hva fakturaen gjelder og hvilket prosjekt det skal på. Det gir meg full kontroll, uten ekstraarbeid.

Lett å ta i bruk og lett å like

En viktig årsak til at systemet har fungert så godt for Alta kommune, er at det er brukervennlig og intuitivt. Overgangen til den nye løsningen gikk derfor smertefritt.

- Det har vært en positiv prosess. Når folk så hvor lettvint det er, falt det raskt på plass.

- Det er jo ikke vanskelig i det hele tatt – og nå kan vi faktisk gjøre vurderinger før noe kjøpes inn, i stedet for å rydde opp i etterkant.

Og som Jens-Harald fra easyReq sier det selv:

- Noen innkjøp skjer aldri, rett og slett fordi man skjønner at det ikke vil bli godkjent. Det betyr færre unødvendige kjøp og bedre budsjettdisiplin.

Dette har easyReq hjulpet Alta kommune med:

Økt kostnadsbevissthet: De ansatte vurderer innkjøp mer nøye før de skjer
Enklere fakturahåndtering: All nødvendig informasjon er tilgjengelig i ett system
Styrket ledelse: Ledere godkjenner kjøp og har full oversikt over utstyr og lager
Tidsbesparelser: Mindre papirarbeid og færre avklaringer
Bedre ressursbruk: Færre unødvendige innkjøp og mer gjenbruk av tilgjengelig materiell

Mer kontroll – mindre stress

For Magne og teamet hans har innføringen av easyReq handlet om mer enn effektivitet. Det handler også om å skape ro og forutsigbarhet i en travel arbeidshverdag.

- Bruker du mye tid på fakturaer og har flere som handler?

- Da vil du ha stor nytte av easyReq. For oss har det betydd bedre kontroll, mindre stress og lavere kostnader.

- Det traff rett i hjertet.

Ta kontakt med easyReq i dag for en uforpliktende prat – vi viser deg hvordan du kan få full kontroll over innkjøpene dine.