Sist oppdatert: 25-02-2022 - Skrevet av: Aleksander Nielsen og Emilie Melbø Kristoffersen
Er din virksomhet klar for den nye åpenhetsloven?
Den nye åpenhetsloven trer i kraft 1. juli 2022. Loven kommer til å ha betydning for svært mange virksomheter, særlig i byggebransjen.
Om lag 2 000 virksomheter i eiendoms-, bygg - og anleggsbransjen vil omfattes direkte av det nye regelverket, og enda flere vil bli indirekte berørt.
I denne artikkelen skriver advokatene i Berngaard om hva den nye loven går ut på, hvem som
påvirkes og hvordan virksomheter bør innrette seg for å opptre i tråd med regelverket.
Hva er åpenhetsloven?
Den nye åpenhetsloven har som formål å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester.
Loven er en del av den stadige regulatoriske utviklingen innen bærekraft og ESG (Environmental, Social and Governance).
Åpenhetsloven stiller relativt omfattende krav til intern virksomhetsstyring for å vurdere, håndtere og informere om virksomhetens negative påvirkning på menneskerettigheter og arbeidsforhold.
Essensen i den nye loven er at alle virksomheter av en viss størrelse pålegges å utføre såkalte «aktsomhetsvurderinger». I korte trekk innebærer dette en plikt til å kartlegge faktiske og potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter og arbeidsforhold knyttet til virksomheten og leverandørkjeden.
I tillegg er det krav om å iverksette egnede tiltak for å stanse og begrense slik negativ påvirkning.
Som navnet på loven også antyder inneholder åpenhetsloven regler som skal gi offentligheten tilgang på informasjon om hvordan den enkelte virksomhet håndterer negative konsekvenser på menneskerettigheter og arbeidsforhold.
Loven åpner også for sanksjonsmuligheter for å sikre at virksomheter overholder lovens krav. Dette kan blant annet skje i form av tvangsmulkt eller overtredelsesgebyr, og håndheves av Forbrukertilsynet og Markedsrådet.
Hvem omfattes av loven – direkte og indirekte?
Åpenhetsloven gjelder direkte for «større virksomheter». Dette i er loven definert som virksomheter som overskrider grensene for to av følgende tre vilkår: 1) salgsinntekt på 70 millioner 2) balansesum på 35 millioner 3) gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret på 50 årsverk.
I konsernstrukturer skal morselskaper regnes som «større virksomheter» dersom vilkårene er oppfylt for mor- og datterselskaper sett som en enhet.
I tillegg til virksomhetene som direkte omfattes av loven, vil også hele leverandørkjeden indirekte påvirkes av de pliktene som følger av loven.
Dette skyldes at de lovpålagte aktsomhetsvurderingene ikke bare omfatter negativ påvirkning på menneskerettigheter og arbeidsforhold som virksomheten selv har forårsaket eller bidratt til, men også slik negativ påvirkning som er direkte knyttet til virksomhetens produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere.
Dette innebærer at svært mange virksomheter i byggebransjen kommer til å måtte forholde seg til det nye regelverket i en eller annen form, eksempelvis ved at kravene i åpenhetsloven blir inntatt som en kontraktsforpliktelse i en eller annen form.
Aktsomhetsvurderinger - hvordan oppfylle kravene i åpenhetsloven?
Sentralt i åpenhetsloven er kravet til å utføre aktsomhetsvurderinger. Dette kravet gjelder for virksomhetene som er direkte omfattet av loven.
Aktsomhetsvurderingene skal utføres regelmessig, men omfanget og innholdet skal likevel tilpasses den enkelte bedrift ut ifra en forholdsmessighetsvurdering, samt en vurdering av det risikobildet bedriften opererer i.
For å oppfylle kravet til aktsomhetsvurderinger må virksomheter:
1. Forankre ansvarlighet i styrende dokumenter
Dette innebærer å sikre at virksomhetene har retningslinjer for hvordan de jobber med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold slik at dette innarbeides i den ordinære forretningsdriften.
2. Kartlegge og vurdere negative konsekvenser for menneskerettigheter og arbeidsforhold.
Dette gjelder både faktiske og potensielle negative konsekvenser, og omfatter både virksomheten selv og konsekvenser som er direkte knyttet til produkter og tjenester gjennom leverandørkjeder og forretningspartnere.
3. Iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser
I dette ligger at virksomheten skal stanse aktiviteter som forårsaker eller bidrar til negative konsekvenser, som er oppdaget gjennom kartleggingen og vurderingen nevnt ovenfor.
Videre skal virksomheten lage og iverksette planer for å forebygge og begrense potensielle (fremtidige) negative konsekvenser som er direkte forbundet med virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester. Virksomhetens prioritering av risiko skal utgjøre grunnlaget for disse planene.
4. Overvåke gjennomføringen av tiltak
Neste steg er å lage interne rutiner for å skaffe informasjon om hvordan de iverksatte tiltakene fungerer. Hensikten er å overvåke gjennomføringen og resultatene av virksomhetens tiltak for å minimere negative konsekvenser på menneskerettigheter og arbeidsforhold.
Virksomhetene skal deretter bruke erfaringen fra overvåkingen til å forbedre disse prosessene i framtiden.
5. Informere om hvordan negative konsekvenser er håndtert
Virksomheten skal informere de som er berørt eller potensielt berørt av de negative konsekvensene om hvordan virksomheten har håndtert dette. Dette kan for eksempel være arbeidstakere, arbeidstakerrepresentanter, fagforeninger, sivilsamfunnsorganisasjoner, investorer og bransje- og handelssammenslutninger.
Hvorvidt slik kommunikasjon med berørte er hensiktsmessig, vil blant annet bero på virksomhetens tilknytning til de negative konsekvensene.
6. Sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd
Når virksomheten kartlegger at den har forårsaket eller bidratt til faktisk skade, skal skaden håndteres ved å sørge for, eller samarbeide om, gjenoppretting og erstatning.
Dette vil avhenge av virksomhetenes tilknytning til de negative konsekvensene. Hvilken type gjenopprettingstiltak som passer, beror på de konkrete forholdene, blant annet type skade og skadens omfang.
Betydning for valg av leverandører og innholdet av kontraktsforpliktelsene
Ettersom etterlevelse av reglene i åpenhetsloven forutsetter høy grad av kunnskap og handling knyttet til forhold utenfor egen bedrift, bør dette i tiden fremover få betydning for både valg av leverandører, og for innholdet av kontraktsforpliktelsene.
Virksomheter som er direkte omfattet av åpenhetsloven bør allerede i forbindelse med valg av leverandører, både ved kjøp av varer og tjenester, sørge for å innhente informasjon og dokumentasjon som gjør det mulig å foreta nødvendige undersøkelser i tråd med lovens krav til aktsomhetsvurderinger.
I tillegg bør det i entrepriseavtalene inntas forpliktelser for underleverandøren til å løpende rapportere og evt. dokumentere forhold som faktisk eller potensielt innebærer risiko for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Det er også viktig at det i kontraktene særskilt reguleres handlingsalternativer for partene som gjør det mulig å overholde kravene i åpenhetsloven dersom det underveis i kontraktsperioden oppdages forhold som rammes av loven.
Krav til å offentliggjøre redegjørelser for aktsomhetsvurderingene
Åpenhetsloven pålegger virksomhetene å offentliggjøre redegjørelser for aktsomhetsvurderingene sine. Enhver skal med dette kunne se hvordan virksomheten håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Redegjørelsen skal inneholde:
- Generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendig arbeid.
- Informasjon om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som er avdekket ved aktsomhetsvurderinger.
- Informasjon om tiltak virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet av disse tiltakene.
- Redegjørelsen skal gjøres lett tilgjengelig på bedriftens nettside, og skal oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år, og ellers ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger.
«Alle» har rett til informasjon ved forespørsel
I tillegg til offentliggjøring av redegjørelser for aktsomhetsvurderingene, er virksomhetene ved forespørsel fra allmennheten forpliktet til å gi informasjon om hvordan de arbeider for å håndtere negative konsekvenser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Dette gjelder både generelt, og informasjon om en konkret vare eller tjeneste som virksomheten selger.
Hvem som helst kan i utgangspunktet be om å gi informasjon om hvordan bedriften håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser for menneskerettighetene og arbeidsforhold.
Virksomhetene er pliktig til å besvare slike henvendelser innen tre uker, og utgangspunktet er at virksomheten skal gi dekkende og forståelig informasjon. Loven oppstiller likevel enkelte begrensninger i allmennhetens rett til informasjon.
Virksomheter må uansett være forberedt på å forholde seg til og håndtere forespørsler om informasjonen. Dersom slike forespørsler skal avvises må dette ha et legitimt grunnlag, og lovens krav og frister for tilbakemelding må overholdes.
Advokatfirmaet Berngaard
Advokatfirmaet Berngaard har advokater med god kompetanse og erfaring innen virksomhetsstyring og bærekraft.
Ta kontakt dersom du har spørsmål om hvordan din virksomhet skal overholde kravene i åpenhetsloven.
Aleksander Nielsen - Advokat / Partner
Aleksander er tilknyttet firmaets eiendoms- og entrepriseavdeling, og bistår både offentlige og private aktører med rådgivning og tvisteløsning i forbindelse med ulike typer bygge- og anleggsprosjekter.