-SmartDok har forenklet arbeidsdagen vår veldig!

Godt hjulpet av SmartDok har Grunnarbeid Vest i Bergen, spart betydelige summer, blitt miljøfyrtårn og gasellebedrift tre år på rad.

Daglig leder Bjørn Kallekleiv har virkelig sett besparelsen ved å bruke et digitalt dokumentasjonssystem. Med effektiv bruk av timeregistrering, sjekklister og avviksskjema fanger selskapet opp feil før det inntreffer.

– Dersom feil skulle inntreffe blir det dokumentert godt, slik at det blir utbedret og sjansen for gjentakelse mindre, forteller Bjørn Kallekleiv, daglig leder i Grunnarbeid Vest.

– SmartDok løser tidsklemma og det gis oss store besparelser.

– Når det er lett å finne fram ting så går det jo rett tilbake på det økonomiske.

-Vi bruker mindre tid på lete etter ting og kan bruke tid på det vi skal. Samtidig får vi inn timene, vareforbruk og tilleggsarbeid, slik at vi fortløpende kan få fakturert kunde.

– De digitale hjelpemidlene har hjulpet oss masse i forhold til dokumentasjon og struktur, når det skal faktureres og ha kontroll på dokumentene, og ikke minst for de ute i felten

Grunnarbeid Vest i Bergen sparer tid og penger med smartere dokumentasjon. Foto: SmartDok

-SmartDok har forenklet arbeidsdagen vår veldig!

Tid er penger for alle bedrifter i anleggsbransjen, og dersom en forenkler hverdagen til de ute i feltet og administrasjonen vil det selvsagt merkes på bunnlinjen.

– Vi sparer masse tid og dette kommer tilbake i form av penger. Det er betydelige summer vi sparer!

God dokumentasjon – mindre reklamasjoner
Selskapets ansatte bruker SmartDok, og dokumenterer hva som blir gjort til enhver tid ute på prosjektene. Bilder av utført arbeid, timer, vareforbruk og avvik blir alt ført inn i samme brukervennlige app.

Siden alt er i ett system, så sparer de ansatte ute på prosjektene mye tid, og ikke minst resulterer det i god dokumentasjon. Resultatet er et korrekt fakturagrunnlag, fortløpende innbetalinger, mindre svinn og færre reklamasjoner.

Det er alle bedrifters største mareritt å ikke få oppgjør fordi oppdragsgiver mener at arbeid ikke er korrekt utført, eller i hele tatt fullført.

Bjørn forteller oss at en av grunnene til at selskapet har valgt å dokumentere i SmartDok er for å enkelt kunne dokumentere arbeid, slik at oppdragsgiver enkelt kan informeres om hva som er utført.

– Vi fikk et spørsmål om tilleggsarbeid vi hadde utført. På kort tid sendte vi over bilder, timelister og sjekklister til byggherren, og jeg tror ikke de hadde sett lignende før.

-De ble veldig overrasket over hvor godt ting var dokumentert, og det ble ikke stilt flere spørsmål rundt timene og tilleggsarbeidet vårt, forteller Bjørn.

Som kunde av Grunnarbeid Vest kan du dermed stole på at utført arbeid dokumenteres.

Gasellebedrift for tredje året på rad
Bjørn Kallekleiv leder i dag en bedrift med sunn økonomi og stålkontroll på prosjektene sine. I 2021 omsatte selskapet for 44 millioner kroner.

Forenkler arbeidet med sertifisering
Grunnarbeid Vest har også blitt Miljøfyrtårn, og jobber i disse dager for å bli ISO-sertifisert. I arbeidet med å sertifisere seg bruker selskapet SmartDok aktivt.

Hva er egentlig grunnen til at man vil sertifiseres?
– For vår del er det for å bli bedre, og ikke minst for at kundene skal vite at dette er et firma som driver seriøst. Da må dokumentering og dokumentasjon være på plass. I tillegg får en tilgang til oppdrag mot det offentlige. Der stilles det større krav for hvert år, forteller Bjørn.

Hvordan har SmartDok hjulpet dere i det arbeidet?
– Vi har laget all dokumentasjon, alle skjemaer, sjekklister og avviksmeldinger i SmartDok. Dette er ting som skal revideres og presenteres rundt sertifisering, og da blir jo alle avviksskjemaer og lignende behandlet i SmartDok.

-All dokumentasjon ligger på én plass, sånn at det er lett å finne det og lett å presentere det for sertifisørene!

Et system som brukes til det meste
Det ligger mye godt arbeid bak gode resultater, og for Grunnarbeid Vest er det noen viktige faktorer som bestemmer om prosjektet har vært vellykket.

– For oss er et vellykket prosjekt når alt har blitt utført riktig. At vi får med oss alt av tilleggsarbeid, og kan overlevere dokumentasjonen til byggherren når vi er ferdige. Selvsagt må vi også kunne tjene penger, sier Bjørn.

-En viktig del av et vellykket prosjekt er den jobben de ansatte gjør daglig med å dokumentere godt.

– Dette registreres fortløpende!

Det samme gjelder KS (Kvalitetssikring), avvik og RUH (Rapportert Uønsket Hendelse). Dette utføres ute i felten av arbeideren i samme system!

– Vi følger opp maskinene våre og mottar feilmeldinger på kjøretøy i appen. Det samme gjelder varslinger på kompetanse og sertifikater, slik at vi varsles når noe nærmer seg utløpsdato. Alt via SmartDok!

Det er full fres når Ivan gir bunn gass i sin Volvo 242 med 363 hestekrefter. Gutten kombinerer sin rallyinteresse med jobb som maskinfører i Grunnarbeid Vest i Bergen. Foto: SmartDok

Gleder seg til å komme i gang med SmartMEF
Som mange andre bedrifter i anleggsbransjen ser Grunnarbeid Vest fram til å komme i gang med SmartMEF. For de som lurer på hva det er, så er det MEF sitt KS-system, som nå blir å finne i SmartDok.

– Vi gleder oss til å se det! Vi tror det er å få det beste ut av to ting. MEF har jo mye bra, så det å slå KSMEF og SmartDok sammen tror vi kommer til å bli veldig bra. Bjørn ønsker å trekke fram det positive med å være MEF-medlem.

– MEF bruker vi som rådgiver. Vi får veldig mye støtte når vi har spørsmål. En kan også juridisk hjelp ved behov.

– Det er en flott organisasjon med mange medlemmer. En kan også få opplæring i form av kurs, samt at vi får inn folk gjennom Okab.

Om Grunnarbeid Vest AS
Grunnarbeid Vest AS ble startet i 1994 og tilbyr alt innen byggesøknad, prosjektering, grunn- og betongarbeid. Vi tilbyr våre tjenester både til private og næringslivet, og har kunnskapen som behøves for å sikre at ditt prosjekt fullføres til avtalt tid med avtalt resultat.

Grunnarbeid Vest er godkjent for ansvarsrett. Vi har maskiner og utstyr for både små og store prosjekter og tar oppdrag i Bergen, Os og omegn.